Politique de confidentialité

Politique sur la protection des renseignements personnels

Applicable au site Web de La COOP et d’OPCO Notaires Inc.

La présente politique décrit les pratiques de La COOP des notaires du Québec et d’OPCO Notaires Inc. (ci-après « nous ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels. Elle s’applique à l’utilisation de notre Site Web, ainsi qu’à toute autre forme d’échange avec notre organisation (services professionnels, téléphone, courriel, outils numériques, etc.).

Cette politique est conforme aux lois québécoises, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).

Notre engagement envers la confidentialité

Les relations entre les notaires membres de La COOP, les clients et les employés d’OPCO Notaires Inc. reposent sur la confiance. Dans le cadre de nos activités, nous recevons des renseignements personnels sensibles et confidentiels. Nous nous engageons à protéger ces renseignements avec le plus haut niveau de rigueur, conformément à nos obligations professionnelles et légales.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est toute information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
Par exemple :

• nom, date de naissance, numéro d’assurance maladie ;
• numéros de permis, numéros de compte, données financières ;
• coordonnées personnelles ;
• renseignements familiaux, médicaux ou légaux ;
• copies de pièces d’identité ou documents juridiques.

Nous ne recueillons aucun renseignement concernant des personnes de moins de 14 ans sans le consentement explicite d’un parent ou tuteur, tel que l’exige la Loi 25.

Renseignements personnels recueillis

La COOP et OPCO Notaires Inc. recueillent des renseignements personnels uniquement lorsque nécessaire dans le cadre de nos activités professionnelles, notamment :

• gestion de dossiers juridiques ;
• rencontres avec les clients ;
• demandes d’information ;
• recrutement ;
• utilisation du Site Web.

Ces renseignements peuvent être fournis directement par l’utilisateur ou recueillis par des moyens électroniques, informatiques ou papier. Ils sont mis à jour au besoin dans le cadre de nos échanges professionnels.

Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels ?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

• sur les serveurs sécurisés de La COOP et d’OPCO Notaires Inc. ;
• via les serveurs du logiciel de gestion de l’étude ;
• via des hautes plateformes technologiques utilisées dans la prestation de nos services.

• dans les locaux de l’étude, de ses filiales ou collaborateurs dûment autorisés.

Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour atteindre des objectifs légitimes, précis et clairement définis, par exemple :

• ouverture et gestion de dossiers juridiques ;
• respect des obligations légales et professionnelles ;
• analyse statistique et amélioration continue de nos services ;
• traitement des candidatures ;
• communication avec les clients.

Aucune utilisation secondaire non liée à ces objectifs n’est effectuée sans le consentement requis.

Protection et sécurité des renseignements personnels

La COOP et OPCO Notaires Inc. appliquent des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger les renseignements personnels contre :

• la perte ;
• le vol ;
• l’accès non autorisé ;
• la divulgation ;
• la modification ;
• l’utilisation abusive.

Tous les employés signent une entente de confidentialité et reçoivent une formation relative à la protection des renseignements personnels.

Malgré toutes les mesures en place, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement à l’abri des risques. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue.

Renseignements collectés via le Site Web

Lorsque vous visitez le Site Web de La COOP et d’OPCO Notaires Inc., certains renseignements peuvent être recueillis automatiquement, tels que :

• adresse IP ;
• type d’appareil et de navigateur ;
• pages consultées ;
• interactions techniques avec le Site.

Ces renseignements sont utilisés pour assurer le fonctionnement du Site, améliorer son contenu et analyser la performance. La majorité de ces données ne permet pas d’identifier directement l’utilisateur.

Utilisation des témoins (cookies)

Si votre navigateur le permet, le Site peut stocker des témoins (cookies) ou autres technologies de suivi qui :

• améliorent l’expérience de navigation ;
• facilitent la connexion ou les formulaires ;
• mémorisent certaines préférences de navigation.

Vous pouvez désactiver les témoins via les paramètres de votre navigateur, mais certaines fonctionnalités pourraient ne pas fonctionner correctement.

Ces témoins ne permettent pas d’identifier un utilisateur de façon nominative.

Renseignements fournis volontairement par l’utilisateur

Lorsque vous communiquez volontairement avec La COOP et OPCO Notaires Inc., par exemple via un formulaire, une demande de service ou une candidature, nous recueillons les renseignements nécessaires à votre demande.
Ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

Médias sociaux

Si vous interagissez avec nous via les médias sociaux, certaines informations liées à votre compte peuvent être partagées avec notre organisation selon vos paramètres de confidentialité. Nous utilisons ces données uniquement pour traiter votre demande ou personnaliser votre expérience.

Liens vers des sites externes

Le Site peut contenir des liens menant vers des sites externes.
La présente politique s’applique uniquement au Site Web de La COOP et OPCO Notaires Inc. Nous déclinons toute responsabilité quant aux pratiques de confidentialité des sites tiers.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l’atteinte des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, conformément à nos obligations légales et à nos politiques de gestion documentaire.

Vos droits en vertu de la Loi 25

Vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès à vos renseignements personnels ;
• droit de rectification en cas d’erreur ;
• droit de retirer votre consentement, sous réserve des limites légales ;
• droit à l’information sur les pratiques de gestion des renseignements personnels ;
• droit de déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute demande sera traitée dans un délai maximal de 30 jours.

Incidents de confidentialité (exigence Loi 25)

En cas d’incident de confidentialité pouvant causer un préjudice sérieux (accès non autorisé, perte, vol), La COOP et OPCO Notaires Inc. :

• prendront immédiatement des mesures pour réduire les risques ;
• inscriront l’incident dans le registre obligatoire ;
• aviseront les personnes concernées et la CAI lorsque requis.

Modifications à la politique

La présente politique peut être mise à jour périodiquement. La date de la dernière mise à jour sera toujours indiquée au début du document.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Me Éric Vallières
Notaire et Responsable de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 514-524-4900
Courriel : rprp@coopnq.org
Adresse : 208 boul. Ste-Rose, Laval (Québec) H7L 1L6