Carrière

En tant que notaire chez OPCO Notaires inc., vous serez impliqué dans le droit immobilier et le suivi complet des transactions, de la recherche de titres à la rédaction d’actes authentiques, jusqu’au déboursé, à la gestion des fonds et à la radiation de la quittance. Vous offrirez des conseils juridiques, veillerez à la conformité des dossiers et collaborerez étroitement avec les notaires membres de la COOP. Vous participerez également au développement de nouvelles technologies visant à faire évoluer et moderniser le notariat au Québec.

La Spécialiste Réseau de notaires assure la gestion quotidienne et stratégique de l’ensemble des membres notaires de la Coopérative. Elle est responsable de la planification des rendez-vous entre les clients en processus de refinancement et les notaires, du suivi rigoureux des dossiers afin de garantir le respect des délais convenus avec les institutions financières, et de l’optimisation de l’offre de service du point de vue des notaires membres.

Responsabilités principales

1. Planification et coordination du réseau

- Superviser l’assignation des dossiers de refinancement aux notaires membres selon leur disponibilité, spécialisation et territoire.

- Maintenir un calendrier dynamique et prévisionnel des rendez-vous entre les clients et les notaires, en veillant à l’équité et à l’efficacité de la distribution.

- Gérer les imprévus (absences, changements de dernière minute, demandes urgentes) de façon proactive.

2. Suivi et conformité des engagements de service

- Assurer le respect des délais de traitement convenus dans les ententes avec les partenaires financiers.

- Collaborer étroitement avec les spécialistes de marchés pour ajuster les priorités selon la demande.

3. Soutien au réseau de notaires

- Être le point de contact principal pour les notaires membres en ce qui concerne les opérations liées au refinancement.

- Fournir un encadrement aux nouveaux notaires intégrés au réseau (accueil, procédures, attentes).

- Recueillir les commentaires des notaires sur les processus en place et formuler des propositions d’amélioration continue.

4. Optimisation de l’offre de service

- Participer à l’évolution des outils et processus internes, en représentant les intérêts et besoins des notaires.

- Collaborer à l’analyse de capacité de production du réseau pour soutenir la croissance des volumes.

Compétences recherchées

- Leadership collaboratif et sens aigu de l’organisation.

- Excellentes capacités de communication interpersonnelle.

- Fort esprit d’analyse et capacité à gérer les priorités en contexte dynamique.

- Maîtrise des outils CRM et plateformes de planification ou de gestion documentaire.

- Connaissance du milieu notarial québécois et des processus de refinancement (atout).

Exigences

- Diplôme en administration, droit, gestion ou domaine connexe.

- Expérience en coordination d’équipe ou en gestion opérationnelle.

- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral; anglais fonctionnel.

- Expérience en milieu coopératif ou dans un environnement de services professionnels (atout).

Sous la responsabilité de la cheffe d’équipe du service à la clientèle, vous serez responsable de fournir un accueil chaleureux et un service à la clientèle de qualité pour garantir une expérience positive et professionnelle aux clients.  Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des communications, la coordination des rendez-vous, le suivi des dossiers, et l’organisation administrative. En tant que point de contact principal pour les clients, vous assurez un soutien efficace et courtois tout en maintenant une image professionnelle du bureau.

Responsabilités principales

1. Gestion des appels téléphoniques

Répondre aux appels, les transférer aux destinataires appropriés, et prendre des messages. Poser les questions appropriées selon le contexte pour apprendre plus d’information pour être en mesure de mieux acheminer l’appel, ou répondre soi-même aux questions des clients.

2. Gestion des courriels et des messages vocaux

Trier et distribuer les courriels entrants et les messages vocaux au bon département ou personne dans l’équipe.

3. Tâches administratives

Effectuer diverses tâches administratives telles que la gestion des dossiers, la saisie de données, et la préparation de documents.

Profil recherché 

-Compétences interpersonnelles : Excellente communication et capacité à créer une première impression positive.

-Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, soucis du détail et sens de l’organisation.

-Maîtrise des outils technologiques : Logiciels de gestion de la relation client (CRM), calendriers électroniques et autres outils bureautiques comme la Suite Office.

-Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante en télétravail.

-Capacité d’analyse : Aptitude à analyser les dossiers et situations pour réagir adéquatement.

-Proactivité

-Professionnalisme : Attitude discrète et professionnelle en tout temps

-Esprit d’équipe

-Maîtrise du français : À l’oral et à l’écrit

-Anglais : Un atout

Qualifications requises

-DEP en secrétariat juridique, ou

-DEP en secrétariat, ou

-Formation en service à la clientèle 

-1 à 3 d’expérience en service à la clientèle

Informations complémentaires

-Poste permanent à temps plein

-Horaire : Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 ou de 9h à 17h

-Salaire: À discuter

Si ce défi correspond à vos aspirations professionnelles, nous serions ravis de faire connaissance avec vous !